Routeplanner Governance Code Kinderopvang

Integer en transparant bestuur en toezicht

Organisaties, ook in de kinderopvang, opereren in een steeds complexere, snel veranderende maatschappelijke en bedrijfsmatige omgeving. Dat stelt alsmaar hogere eisen aan de kwaliteiten van de bestuurders en de professionals, maar ook aan die van (interne) toezicht houders in de semipublieke sector. Toezicht houden is een vak geworden, waarvoor je over behoorlijk veel verschillende competenties moet beschikken: zowel bestuurlijke en inhoudelijke expertise, als gedragskenmerken en beschikbaarheid. Voorheen lag de nadruk op kennis op financieel-technisch gebied. Nu worden steeds vaker andere eisen gesteld aan de professionaliteit van toezichthouders: voldoende inhoudelijke betrokkenheid, vaardigheid om tegenwicht te bieden, aanspreekbaarheid en zichtbaarheid, moreel besef.

De Governance Code Kinderopvang is een instrument voor integer en transparant bestuur en toezicht. Download de Governance Code hiernaast.

Verdere professionalisering van het toezicht

Het NVTK-bestuur heeft in 2015 een Commissie ingesteld. Deze Commissie stond onder leiding van Prof. Rienk Goodijk en werd financieel mogelijk gemaakt door een subsidie van Het Kinderopvangfonds. De opdracht was een advies op te stellen over de wijze waarop de professionalisering van toezichthouders in de kinderopvang versterkt kan worden. De Commissie Goodijk heeft een advies en elf aanbevelingen uitgebracht om het interne toezicht in de kinderopvang te versterken. De routeplanner over de toepassing van de Governance Code is één van de uitwerkingen van het advies. Download het rapport van de Commissie Goodijk hier. En download de flyer met de belangrijkste bevindingen van de Commissie Goodijk hier.

Routeplanner: hoe passen we de Governance Code toe?

De Governance Code Kinderopvang is gebaseerd op vijf criteria. In deze routeplanner worden de vijf criteria nader toegelicht. Bij elk criterium staat een uitleg, gevolgd door een concrete uitwerking. Leden van de NVTK kunnen vervolgens doorklikken naar het Kennisplatform voor meer informatie, instrumenten en hulpmiddelen.

Van belang: Bij de toepassing van de criteria is steeds aangegeven op welke  bestuursvormen ze van toepassing zijn (Raad van Toezicht, toezichthoudend bestuur, instruerend bestuur, BV zonder Raad van Commissarissen, BV met Raad van Commissarissen, eenmanszaak). Meer informatie hierover is te vinden in de Governance Code. De routeplanner wijst u de weg!

➽ Criterium 1 Keuze bestuursmodel: Naleving en verantwoording

De organen van de kinderopvangorganisatie zijn verantwoordelijk voor de keuze van het besturingsmodel en de naleving van deze code. Zij leggen hierover verantwoording af in het jaarverslag.

Toepassing in de praktijk

Alle bestuursvormen

  1. Met enige regelmaat wordt een zorgvuldige analyse gemaakt van het gewenste besturingsmodel.

Indien er aanleiding is om het besturingsmodel te wijzigen, wordt daarover overlegd met de belanghebbenden. Een besluit om het besturingsmodel te wijzigen wordt voorzien van een zorgvuldig implementatieplan.

RvT/toezichthoudend bestuur /BV met RvC

  1. De keuze voor het besturingsmodel of de wijziging daarvan wordt toegelicht in het jaarverslag. De hoofdlijnen van de governance structuur van de inderopvangorganisatie worden, mede aan de hand van de uitgangspunten die in deze code zijn genoemd, in een apart hoofdstuk in het jaarverslag uiteengezet. Indien zich geen ingrijpende wijzigingen in de governance hebben voorgedaan ten opzichte van het voorgaande verslagjaar wordt dit expliciet aangegeven. De actuele volledige governance structuur wordt toegankelijk gemaakt, bijvoorbeeld door plaatsing op de website van de kinderopvangorganisatie.
  1. Bij de beschrijving van de governance structuur geeft de kinderopvangorganisatie aan in hoeverre zij de in deze governance code opgenomen uitwerking opvolgt en zo niet, om welke redenen en wat de door de kinderopvangorganisatie gekozen uitwerking is.
  1. Elke verandering in de governance structuur van de kinderopvangorganisatie en in de naleving van de code wordt onder een apart agendapunt ter goedkeuring aan de RvT/RvC/het bestuur voorgelegd.

Concrete uitwerkingen van het gekozen bestuursmodel zijn bijvoorbeeld:

  • reglementen voor Raad van Toezicht, bestuur en directie die aansluiten bij de statuten
  • beschrijving Governance structuur in jaarverslag
  • plaatsing Governance structuur op website

Toolkit

➽ Criterium 2 Principes: integriteit en openheid

Het bestuur is open en integer en maakt duidelijk wat het daaronder verstaat. Het bestuur geeft in zijn gedrag het goede voorbeeld, zowel binnen de organisatie als daarbuiten.

Toepassing in de praktijk

 Alle bestuursvormen

  1. Het bestuur/de directie is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zal uit dien hoofde geen handelingen verrichten of nalaten die schade toebrengen aan het belang of de reputatie van de kinderopvangorganisatie.
  1. Het bestuur/de directie zorgt voor een goede kwaliteit in de contacten tussen de organisatie en externe partijen.
  1. Het bestuur/de directie weet wat er leeft in en om de organisatie en laat zien wat het daarmee doet.

RvT/toezichthoudend bestuur/BV met RvC

  1. De uitwerkingen 1 tot en met 3 zijn ook van toepassing op intern toezichthouders.

Concrete uitwerkingen van de principes integriteit en openheid zijn bijvoorbeeld:

  • gedragscodes
  • privacyreglement
  • klachtenregeling
  • klokkenluidersregeling
  • regels over hoe om te gaan met geschenken en giften
  • een cultuur waarbinnen het vanzelfsprekend is elkaar professionele feedback te geven

Toolkit

➽ Criterium 3 Processen: maatschappelijke verantwoording en beleidsbeïnvloeding door derden

Het bestuur hanteert een visie op de maatschappelijke positie van de kinderopvangorganisatie als uitgangspunt voor zijn beleid. Het bestuur vertaalt die visie in een missie en beleidsdoelstellingen. Het bestuur betrekt relevante belanghebbenden bij beleidsvorming en legt aan hen over de uitvoering van het beleid verantwoording af. Het bestuur geeft inzicht in realisatie van de beleidsdoelstellingen en communiceert hierover met relevante belanghebbenden.

Toepassing in de praktijk

Alle bestuursvormen

  1. Het bestuur/de directie benoemt voor iedereen kenbaar de belanghebbenden bij de maatschappelijke missie en doelstellingen van de kinderopvangorganisatie en voert met hen actief overleg. De belanghebbenden kunnen onder meer zijn: klanten (kinderen en ouders/voogden); relevante overheden en hun instellingen op gemeentelijk en regionaal niveau; maatschappelijke organisaties.
  1. Het bestuur/de directie legt aan de belanghebbenden verantwoording af over de geleverde prestaties.
  1. De kinderopvangorganisatie maakt informatie toegankelijk die zij krachtens wet- of regelgeving of deze code dient te publiceren, bijvoorbeeld door plaatsing op een website.
  1. Voor zover in de wet geregeld (bijvoorbeeld medezeggenschap voor ouders) geldt de wet als leidraad. Dat kan betekenen dat met sommige (groepen van) belanghebbenden vaker afstemming plaatsheeft dan met andere. Het minimum van eenmaal per jaar geldt voor alle relevante belanghebbenden. Afstemming kan op verschillende wijzen, waaronder persoonlijk, elektronisch of telefonisch overleg.

RvT/toezichthoudend bestuur/instruerend bestuur/ BV met RvC/Eenmanszaak

  1. Het bestuur/de directie stelt relevante belanghebbenden, tijdens de gesprekken maar ook daarbuiten, in de gelegenheid advies uit te brengen over strategie en beleid van de kinderopvangorganisatie in het licht van haar maatschappelijke doelstellingen, alsmede over aanbod, prestaties, inrichting en functioneren van bestuur en toezicht van de kinderopvangorganisatie.

RvT/toezichthoudend bestuur/ BV met RvC

  1. Het bestuur/de directie voert en leidt de gesprekken met belanghebbenden.

Concrete uitwerkingen van de processen maatschappelijke verantwoording en beleidsbeïnvloeding door derden zijn:

  • goede informatieverstrekking over beleidsontwikkelingen naar ouders, medewerkers en andere belanghebbenden
  • formele en informele ruimte voor inbreng van ouders, medewerkers en andere belanghebbenden
  • duidelijke afspraken over communicatie
  • publicatie van alle relevante documenten (zoals statuten, reglementen, gedragscodes, regelingen, benoemingsprocedures, profielschetsen, rooster van aftreden en jaaragenda)

Toolkit

➽ Criterium 4 Prestaties: verantwoordelijkheid en kwaliteit

Kinderopvangorganisaties hebben een maatschappelijke verantwoordelijkheid. Zij moeten de best mogelijke kinderopvang verzorgen, voor medewerkers en kinderen optimale omstandigheden creëren en structuren opzetten die garanderen dat de taakstelling wordt gerealiseerd. Binnen die context stelt het bestuur de doelen van de organisatie vast, maakt die doelen bekend en richt zich daarop in zijn dagelijkse werk.

Toepassing in de praktijk

Alle bestuursvormen

  1. De kinderopvangorganisatie heeft een duidelijke strategie en daarop afgestemde doelstellingen geformuleerd. De kinderopvangorganisatie heeft zicht op de belangrijkste factoren die van invloed zijn op het realiseren van de geformuleerde doelstellingen en meet periodiek de zaken die de voortgang met betrekking tot het realiseren van de geformuleerde doelstellingen wezenlijk beïnvloeden.
  1. Binnen de strategie van de organisatie wordt in ieder geval aandacht besteed aan het waarborgen van de kwaliteit van de kinderopvang door afdoende kwaliteitszorg.
  1. Het bestuur/de directie neemt de beslissingen en maatregelen die het mag nemen, die in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, die rechtvaardig zijn en die nodig zijn om de gestelde doelen te behalen.
  1. Het bestuur/de directie bestuurt de organisatie, laat zich hierop controleren, legt hierover verantwoording af en is hierop aanspreekbaar. Het bestuur verbetert zijn prestaties door te leren van eventuele fouten en andere ervaringen.

Concrete uitwerkingen van de prestaties verantwoording en kwaliteit zijn:

  • een duidelijke missie en visie
  • beleidsdoelen en werkplannen op verschillende niveaus in de organisatie
  • het werken met een verbetercyclus
  • vastgelegde afspraken over de informatievoorziening van interne toezicht, bestuur c.q directie met betrekking tot agendering, verslaglegging, (financiële) managementrapportages
  • een jaarlijkse managementletter inclusief toelichting van de accountant

Toolkit

➽ Criterium 5 Personen: rollen van bestuur en bestuurders, Raad van Toezicht en toezichthouders

Voor elke macht in een organisatie moet een tegenwicht bestaan. Dat vraagt dat de rollen van bestuurders en toezichthouders scherp worden neergezet.  Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van de financiële verslaglegging en interne procedures.

Toepassing in de praktijk

Bestuur/directie

Alle bestuursvormen

  1. Het bestuur/de directie is belast met het besturen van de kinderopvangorganisatie, hetgeen onder meer inhoudt dat het bestuur verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de kinderopvangorganisatie, de strategie, de financiering en het beleid en de daaruit  voortvloeiende resultatenontwikkeling en het beleid ten aanzien van deelnemingen van de kinderopvangorganisatie. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de kinderopvangorganisatie in het licht van haar maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de kinderopvangorganisatie betrokkenen af.
  1. Het bestuur/de directie is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving en voor het beheersen van de risico’s verbonden aan de activiteiten van de kinderopvangorganisatie.
  1. Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de kinderopvangorganisatie en leden van het bestuur/de directie wordt vermeden. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van leden van het bestuur kunnen spelen die van materiële betekenis zijn voor de kinderopvangorganisatie en/of voor de betreffende leden van het bestuur, behoeven de goedkeuring van de RvT/RvC/het controlerend orgaan.

Controlerend orgaan

RvT/toezichthoudend bestuur/instruerend bestuur/ BV met RvC

  1. De RvT/RvC c.q. het bestuur heeft tot taak toezicht te houden op het bestuur c.q. de directie en op de kinderopvangorganisatie. De RvT/RvC/het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang en de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de kinderopvangorganisatie en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de kinderopvangorganisatie betrokkenen af. De RvT/RvC/het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren. De RvT/RvC c.q.het bestuur beslist over benoeming, beoordeling, beloning, schorsing en ontslag van bestuurders c.q. directieleden.

BV zonder RvC

Eigenaars/aandeelhouders hebben tot taak toezicht te houden op de directie en op de kinderopvangorganisatie. Eigenaars/aandeelhouders beslissen over de benoeming, beoordeling, beloning, schorsing en ontslag van bestuurders (directeuren).

RvT/toezichthoudend bestuur/instruerend bestuur/ BV met RvC

  1. Leden van de RvT/RvC/het bestuur zijn onafhankelijk en geschikt voor hun taak.
  1. De RvT/RvC/het bestuur is behoorlijk samengesteld en legt verantwoording af over haar samenstelling en functioneren.
  1. Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de kinderopvangorganisatie en leden van de RvT/RvC/het bestuur wordt vermeden.

Concrete uitwerkingen van de rollen van bestuur/bestuurders/directieleden en controlerend orgaan (RvT, RvC, Bestuur, aandeelhouders/eigenaren) staan uitvoerig opgenomen in de Governance Code. Denk bijvoorbeeld aan:

  • periodieke (zelf)evaluatie
  • profielschetsen
  • transparante afspraken omtrent honorering
  • procedures voor beoordeling
  • transparantie en procedures bij tegenstrijdige belangen of belangenverstrengeling
  • aanspreekbaarheid

Toolkit

Financiële verslaglegging en interne procedures

Alle bestuursvormen

Het bestuur/de directie is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de financiële verslaglegging en interne procedures.

BV met RvC/BV zonder RvC

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders dient zodanig invloed te kunnen uitoefenen op het beleid van de directie van de vennootschap, dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem van ‘checks and balances’ in de vennootschap.

Toolkit